ระบบบริหารการจัดส่ง ทำงานอย่างไร?
ระบบบริหารการจัดส่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ทำงานร่วมกับอุปกรณ์จีพีเอสและเทเลเมติกส์ เพื่อให้การติดตามยานพาหนะและการใช้งานเป็นไปอย่างถูกต้องแม่นยำ
- การมอบหมายงาน อาศัยความถนัดของคนขับ หรือพิกัดของคนขับ หรือประเภทยานพาหนะ เพื่อให้การจัดส่งเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพที่สุด
- วางแผนและปรับการใช้เส้นทาง โดยพิจารณาจากข้อมูลจราจร สถานการณ์ถนน สภาพอากาศ ระยะการเดินทาง และการใช้น้ำมันแบบอัปเดตล่าสุด
- ติดตามคนขับและยานพาหนะที่ใช้งานอยู่ ตรวจสอบได้ทุกขั้นตอนการทำงานจนกระทั่งทำงานเสร็จสิ้น และรู้ทันทีหากเกิดอุปสรรคในการทำงาน เพื่อสามารถแก้ไขรับมือได้ทันท่วงที
- สื่อสารระหว่างทีมงาน ทำให้ทีมงานทุกคนที่เกี่ยวข้องรู้หรือมีข้อมูลการทำงานที่จำเป็น ที่ช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- วิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวมและบันทึกไว้ เช่น บันทึกรายงานการทำงานของคนขับ การใช้น้ำมัน การใช้ยานพาหนะ มีการประมวลผลข้อมูลเหล่านี้อย่างอัตโนมัติ จนได้เป็นผลการทำงานที่เป็นประโยชน์ต่อการทำธุรกิจต่อไป
8 สัญญาณ ที่บ่งบอกว่าธุรกิจของคุณ จำเป็นต้องใช้ระบบบริหารการจัดส่ง
1. การจัดส่งเริ่มล่าช้า
เมื่อธุรกิจเริ่มพบว่า การจัดส่งล่าช้าหรือไม่เป็นไปตามแผน ซึ่งเกิดได้จากเหตุผลต่างๆ เช่น รถมีปัญหา คนขับป่วย คนขับอู้งาน คนขับไม่รู้ทาง อุบัติเหตุ ฯลฯ ทำให้เกิดผลกระทบจากความล่าช้ามีหลายระดับ เช่น งานไม่เสร็จตามเวลาที่กำหนด กระทบต่อการจัดส่งต่อๆ ไป ไปจนถึงลูกค้าปลายทางที่รับของไม่พอใจ แม้กระทั่งสูญเสียรายได้ ดังนั้นเมื่อการจัดส่งเริ่มล่าช้า เจ้าของธุรกิจจึงไม่ควรนิ่งนอนใจและรีบหาสาเหตุของปัญหา มีแนวทางรับมือแก้ไข
2. ใช้ทรัพยากรไม่คุ้มค่าหรือเกินกำลัง
ทั้งรถและคนขับ ทำให้ธุรกิจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นอย่างเสียเปล่า เนื่องจากไม่ได้ใช้ประโยชน์อย่างคุ้มค่า หรือใช้ทรัพยากรมากเกินไป จนเสื่อมสภาพและพังเสียหายก่อนเวลาเหมาะสม
3. ต้นทุนการทำงานเริ่มสูงขึ้น
การจัดการเส้นทางและตารางการจัดส่งที่ไม่มีประสิทธิภาพ สามารถนำไปสู่ต้นทุนของน้ำมันที่สูงขึ้นหรือรถเสื่อมสภาพ ต้องส่งซ่อมมากขึ้น และ ทำให้ผลกำไรธุรกิจลดลงเรื่อยๆ
4. การสื่อสารที่ไม่รู้เรื่อง
การสื่อสารที่คลาดเคลื่อน ทั้งเวลาและข้อมูล อาจจะถึงขั้นไม่ได้งานเป็นชิ้นเป็นอัน หรือการทะเลาะเบาะแว้งกันระหว่างคนจ่ายงาน คนขับ หรือแม้แต่กับลูกค้า อาจเป็นสัญญาณที่ฟ้องว่า วิธีการจัดการการจัดส่งที่ใช้อยู่มีปัญหาหรือไม่ตอบโจทย์ในการทำงาน
5. ข้อมูลติดตามที่ไม่แม่นยำ
รถ คนขับ สินค้า หรือผู้รับไม่ได้อยู่ตามตำแหน่งที่ระบุไว้ อาจบ่งบอกถึงการติดตามที่ไม่แม่นยำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งฝั่งของธุรกิจอย่างรถ คนขับ และสินค้า ที่อาจขาดระบบติดตามที่แสดงผลแม่นยำ หรือเป็นระบบติดตามที่ไม่เรียลไทม์ ซึ่งไม่เหมาะอย่างยิ่งกับการติดตามในยุคปัจจุบัน
6. ขยายธุรกิจยาก
ธุรกิจส่วนใหญ่มีความต้องการเติบโต การขยับขยายธุรกิจเป็นไปได้ยาก เช่น จะควบคุมจัดการรถได้ยากหากมีรถหรือคนขับเพิ่มขึ้น อาจเป็นสัญญาณว่า ระบบที่ใช้ดูแลจัดการไม่ตอบโจทย์การทำงานหรือเป้าหมายของธุรกิจ
7. ลูกค้าไม่ค่อยพอใจในการบริการ
เราไม่สามารถทำให้ใครถูกใจได้ 100% แน่นอน แต่หากเรื่องที่ทำให้ไม่พอใจเป็นเรื่องเดิมๆ เช่น ขนส่งล่าช้า ตามคนขับไม่ได้ ไม่สามารถประมาณเวลาขนส่งได้ ซึ่งเป็นเรื่องที่สามารถแก้ไขได้ อาจจะต้องทบทวนวิธีการจัดการที่มีอยู่
8. ไม่ค่อยปรับตัว
ข้อมูลที่มาจากการประเมินตัวเองของธุรกิจว่า ที่ผ่านมาธุรกิจได้ทำอะไรใหม่ๆ หรือเปิดรับสิ่งใหม่มาเพื่อช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นหรือไม่ ซึ่งระบบบริหารการจัดส่งมักเป็นก้าวแรกของการใช้เทคโนโลยีในธุรกิจ ด้วยความที่ระบบค่อนข้างใช้งานง่าย ไม่ต้องการปรับเปลี่ยนอะไรมาก แค่เปิดรับการใช้ระบบในองค์กรก็สามารถช่วยให้ธุรกิจเห็นมุมมองใหม่ๆ หรือเปิดโอกาสการเติบโตของธุรกิจ
เลือกระบบบริหารการจัดส่งอย่างไร ให้เหมาะกับธุรกิจ?
เมื่อตัดสินใจแล้วว่าจะใช้ระบบบริหารการจัดส่งในธุรกิจ ควรเลือกระบบ แบบไหนให้เหมาะสมกับธุรกิจของตัวเอง เริ่มจากการค้นหาว่า ธุรกิจมีความต้องการใช้งานระบบนี้เนื่องจากอะไร และตั้งเป้าหมายที่อยากได้จากการใช้งาน เช่น ต้องการใช้งานระบบนี้เนื่องจากประสบปัญหาค่าน้ำมัน ค่าบำรุงรักษารถ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ เกี่ยวกับการขนส่งเพิ่มมากขึ้นในช่วงเวลา 3 เดือนที่ผ่านมา และไม่สามารถควบคุมได้ ซึ่งเป้าหมายของการใช้งานระบบนี้อาจเป็น ลดค่าน้ำมันได้ 10% จากเดิมภายในเดือนแรกที่ใช้งาน และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการขนส่งก็มีผลลดลงอย่างชัดเจน จากนั้นให้มองหาระบบที่เราสามารถใช้งานหรือทำงานได้ดังต่อไปนี้
- ขยายหรือปรับได้ตามความต้องการใช้งานเฉพาะของบริษัท
- เชื่อมต่อเข้ากับระบบการทำงานของธุรกิจได้
- ใช้งานง่าย คนภายในองค์กรทุกระดับสามารถเข้าใจวิธีการใช้ได้ง่าย
- เคลื่อนที่ ไม่จำเป็นต้องใช้งานที่ใดที่หนึ่งตลอดเวลา เช่น ใช้งานบนสมาร์ทโฟนมือถือ คอมพิวเตอร์พกพา
